Aynı maddenin potansiyel tescil ettirenlerinin, kayıt sırasında ortaklaşa bilgi sunmaları gerekmektedir. Bu şekilde, MBDF’nin Lider Kayıt Ettireni, diğer MBDF üyeleri adına ve onlar adına bir dosya sunacaktır. Bu, diğer tescil ettirenlerin maddelerini kaydettirmelerini engellemez; tüm tescil ettirenler ve yılda bir veya daha fazla tonluk miktarlarda tedarik edilen maddelerin üreticilerinin ilgili son tarihe kadar Bakanlığa bir kayıt dosyası sunmaları gerekmektedir. Ortak olarak sunulacak bilgiler, sınıflandırma ve etiketleme bilgileri de dahil olmak üzere maddenin tehlikeli özelliklerine ilişkin verileri içerecektir. CSR, birlikte veya ayrı ayrı sunulabilir.

KKDİK kaydı, Ön-MBDF (Ön kayıt) ve Gerçek Kayıt olmak üzere iki aşamadan oluşur. Ön Kayıtlar ve Gerçek Kayıtlar KKS aracı üzerinden online olarak yapılır. Ön Kayıt, 31 Aralık 2020 tarihine kadar tamamlanmış ise, kimyasal maddeler 31 Aralık 2023 tarihine kadar Türkiye’de üretilebilir veya ülkeye ithal edilebilir. 31 Aralık 2023 tarihinden sonra KKDİK kapsamında kaydı yapılmayan maddeler Türkiye’de üretilemez veya hacmi 1/y veya daha fazla olan ülkeye ithal edilemez (yıllık tonaj).

Türkiye dışında bir ülkeye ithal edilmek amacıyla bir maddeyi, bir karışım içinde veya başka bir eşya içinde imal eden, karışım hazırlayan veya bu tür malları üreten gerçek veya tüzel kişiye “Münhasır” denir. KKDİK kapsamındaki bir ithalatçı, Kimyasal Mevzuatındaki yükümlülüklerini yerine getirmek için bir “Tek Temsilci” atayabilir.

Bir Üretici, ithalatçı veya ilgili durumlarda bir alt kullanıcı, KKDİK düzenlemelerine uymak kaydıyla, diğer üreticiler, ithalatçılar ve ilgili alt kullanıcılar ile veri ve maliyet alışverişine ilişkin konularda “Üçüncü Taraf Temsilcisi” görevlendirebilir. Temsilci atayan üretici, ithalatçı veya alt kullanıcıya ilişkin bilgiler bakanlık tarafından diğer üretici, ithalatçı veya alt kullanıcılara açıklanmayacaktır.

KKDİK kapsamında, aynı kimliğe sahip her ön kayıtlı madde için bir MBDF oluşturulur. MBDF katılımcıları ya potansiyel tescil ettirenler ya da veri sahipleridir. Bir MBDF’nin önceden belirlenmiş bir yasal formu yoktur, ancak verilerin paylaşıldığı, kayıt sürecini kolaylaştıran bir forumdur. Maddenin sınıflandırılması ve etiketlenmesi (C&L) üzerinde anlaşmaya varın. Bir MBDF katılımcıları, bireysel KKDİK yükümlülüklerini yerine getirmek için uygun gördükleri şekilde (örneğin bir konsorsiyum veya başka bir iş birliği biçimi aracılığıyla) kendilerini organize etmekte özgürdürler.

Ortak Uygulama katılımcılarının erişim hakları ve maliyetleri, “Erişim Mektubu” (LoA) adı verilen bir yöntemle düzenlenir.

MBDF/konsorsiyum sözleşmesini imzalayarak, ortak tescil ettiren belirli bir maddenin tescil edilmesinin toplam maliyetine katkıda bulunmayı kabul eder.

Bu maliyetler veri, dosya ve idari maliyetlerden oluşur ve Erişim Mektubu ücretine yansıtılır. Erişim Mektubu ücretini ödedikten sonra, kayıt için gerekli görülen dosyaları ve Ortak Uygulamaya erişmesini sağlayan kodu alır. Erişim Mektubu belgesi, veri erişim haklarını onaylar.